Телефон: +7 (861) 205-80-80
Контактная информация

Разные суммы в 6-НДФЛ и в Анализе НДФЛ по месяцам: как определить, по каким сотрудникам расхождения.

Разные суммы в 6-НДФЛ и в Анализе НДФЛ по месяцам: как определить, по каким сотрудникам расхождения.

ВОПРОС: В отчете 6-НДФЛ сумма начисленного дохода отличается от суммы дохода в аналитическом отчете "Анализ НДФЛ по месяцам". Как определить, по каким сотрудникам расхождения?



ОТВЕТ: Для быстрого определения расхождений в отчетах можно использовать сводные таблицы в Excel. В документе Excel делаем три столбца со следующими заголовками: Источник, ФИО сотрудника и Сумма.



Затем сводную таблицу Excel необходимо заполнить данными из программы 1С, для этого оба отчета (регламентированный 6-НДФЛ и аналитический "Анализ НДФЛ по месяцам") расшифровываем по сотрудникам. Т.е. в отчете 6-НДФЛ выделяем строку 020 в первом разделе и нажимаем кнопку "Расшифровать" на панели команд. В окне расшифровки копируем строки с сотрудниками и суммами дохода (внимание: т.к. строка 020 отчета 6-НДФЛ расшифровывается в разрезе кодов дохода НДФЛ, то необходимо скопировать все данные по сотрудникам и суммам дохода для каждого кода дохода) и вставляем соответственно в столбцы "ФИО сотрудника" и "Сумма" в файл Excel. В аналитическом отчете сумму дохода так же расшифровываем по сотрудникам (для этого дважды кликаем мышкой на итоговое значение суммы дохода и в окне "Выбор поля" выбираем "Сотрудник"), копируем значения по сотрудникам и суммам и вставляем в таблицу Excel в соответствующие столбцы под ранее добавленные данные.

Теперь заполняем столбец "Источник" в таблице Excel: необходимо указать, из какого отчета были взяты данные. Например, для данных регламентированного отчета укажем источник "6-НДФЛ", а для данных аналитического отчета – "Анализ". Готовая таблица Excel будет иметь следующий вид:



Формируем сводную таблицу: для этого в документе Excel на листе с таблицей выделяем ячейку с заголовком "Источник", затем в меню "Вставка" выбираем команду "Сводная таблица", в окне "Создание сводной таблицы" нажимаем на "Ок". Будет создан новый лист документа, в котором в правой части отображаются настройки сводной таблицы. Поля таблицы необходимо перенести в следующие области: поле "Источник" в область "Столбы", поле "ФИО сотрудника" в область "Строки", поле "Сумма" в область "Значения". Готовая сводная таблица будет иметь следующий вид: для каждого сотрудника видна сумма дохода из регламентированного и аналитического отчетов.



Внимание, если вместо сумм дохода отображаются "1",



в параметрах области "Значения" необходимо сделать следующее: кликнуть на строку "Количество по полю Сумма" - Параметры полей значений – выбрать операцию "Сумма" - Ок.



Чтобы быстро определить, по каким сотрудникам разница, воспользуемся формулой. Для этого копируем данные из сводной таблицы: ФИО и суммы доходов и вставляем либо на новый лист, либо рядом со сводной таблицей, и применяем формулу разницы между суммами дохода. Для ввода формулы добавим новый столбец "Разница" и в ячейке для первого сотрудника задаём формулу: знак "=" выделить ячейку "Уменьшаемое»" знак "-" выделить ячейку "Вычитаемое". Данную формулу протянуть для остальных сотрудников, т.е. выделить ячейку с формулой, навести курсор на нижний правый угол ячейки и, удерживая его, протянуть по всему списку сотрудников  Для тех сотрудников, у которых разница не равна 0, есть различия между регламентированным и аналитическим отчетами.



Поиск ошибок в отчете 6-НДФЛ приведен в качестве примера. Сводные таблицы можно использовать при подготовке и других регламентированных отчетов и не только, т.к. сводные таблицы предназначены для представления, анализа и суммирования исходных таблиц в различных разрезах.