Штатное расписание в "1C:Зарплата и Управление Персоналом 8", Ред. 3.0

Автор: Оксана Свириденкова В новой редакции программы "1С:Зарплата и управление предприятием" изменена методика ведения штатного расписания. В силу существенности таких преобразований, эта часть учета не транслируется при переносе данных и требует отдельного внимания для дополнительной настройки.

Как настроить штатное расписание. Не все предприятия ведут штатное расписание, поэтому, по умолчанию, данная возможность в программе выключена. Активировать ее возможно при первоначальной настройке базы с участием помощника или в любое другое время в разделе настроек кадрового учета. Помимо простого включения функционала в работу, здесь же уточняется ряд особенностей ведения штатного расписания в организации: 1. Автоматическая проверка кадровых документов на соответствие штатному расписанию. При проведении кадровых приказов программа будет автоматически отслеживать свободные ставки, не допуская превышения. 2. Ведется история изменений штатного расписания. Для предприятий, где действия серьезно формализованы, будет очень удобна эта функция. Она позволяет фиксировать момент изменения штатного расписания при помощи специального документа. Если данную опцию оставить выключенной, то коррективы нужно будет вносить, как и прежде, в справочник. 3. Используется вилка окладов. Возможность задавать диапазон размеров тарифных ставок для позиций штатного расписания. 4. В позиции штатного расписания используются разряды и категории. Это удобная возможность уточнения особенностей позиций штатного расписания. Мы уже рассматривали особенности использования разрядов и категорий в одной из предыдущих статей и предлагаем с ней ознакомиться. 5. Существует возможность указать способ отражения надбавок в печатной форме штатного расписания (Т-3). Это позволит придать унифицированной форме желаемый вид без исправлений макета и не прибегая к помощи технического специалиста. Надбавки можно отображать в виде:

• месячного размера в рублях;
• тарифа (процент, коэффициент и тд);
• месячного размера и тарифа.

Как составить штатное расписание. Для начала немного теории. Штатное расписание – это те позиции, на которые в организацию могут быть наняты сотрудники. Полный их перечень должен содержаться в справочнике "Штатное расписание". Для каждой записи из этого справочника можно указать график, условия оплаты труда, дополнительные отпуска и прочие особенности работы на конкретной должности. И для каждой такой позиции можно задать количество рабочих мест с одинаковыми условиями труда. Существует три подхода в формировании штатного расписания. 1. Одна позиция = одно рабочее место. Этот метод целесообразно применять в случае, когда каждая штатная единица предполагает уникальные условия найма, и при этом каждую позицию необходимо утверждать отдельно. Например, в организацию планируется принять на работу трех бухгалтеров на разные участки учета с различной оплатой. 2. Одна позиция = несколько штатных единиц. Этот подход используется для создания нескольких штатных единиц с равными условиями труда. Велик соблазн, для ускорения составления штатного расписания указывать для одной позиции несколько штатных единиц даже тогда, когда условия для них различаются. Например, всех трех бухгалтеров из предыдущего пункта, включить в одну позицию, а график и надбавки (не путайте с вилкой окладов) указывать при оформлении кадровых документов. В действительности эту экономию времени сведет к нулю необходимость при каждом движении кадров вспоминать особенности трудовых отношений для каждой штатной единицы. 3. Комбинированный подход. Данный подход является объединением первых двух методов и наиболее оптимальным решением для предприятий любого уровня. Поскольку переход на редакцию 3.0 программы "1С:Зарплата и управление предприятием" не предусматривает автоматической трансляции штатного расписания, мы рекомендуем воспользоваться этой возможностью и проанализировать состав и структуру штатного расписания. Оптимизируйте его и избавьте себя от ненужных действий в будущем.

Как вести штатное расписание. Существует возможность выбрать вариант ведения штатного расписания: с сохранением истории изменения или без. Напомню, этот выбор осуществляется в настройках с помощью пункта "Ведется история изменений штатного расписания". В зависимости от варианта настройки меняются не только необходимые действия, но и внешний вид некоторых форм.

  

При создании позиции штатного расписания (вне зависимости от способа ведения) необходимо указать организацию, подразделение и должность. Наименование позиции сформируется автоматически (по подразделению и должности) и может быть изменено по необходимости. Также нужно указать график работы, можно скорректировать основные или завести дополнительные отпуска (например, за ненормированный рабочий день), поставить количество штатных единиц. Дробное значение этого показателя можно установить, если в кадровых настройках программы включена возможность ведения учета по неполной ставке. Для каждой позиции штатного расписания указывается фонд оплаты труда, значение которого будет после использоваться в унифицированных формах по штатному расписанию. Здесь мы указываем оплату по окладу и все надбавки. Если известны показатели для расчета надбавки, например, процент от оклада, то ФОТ будет рассчитан и показан с их учетом. В случае, когда точный расчет невозможен, скажем, для надбавки, зависимой от стажа, значение ФОТ можно скорректировать вручную. Данные, указанные для позиции штатного расписания, будут автоматически подставляться в кадровые документы при их создании.

Ведение штатного расписания без сохранения истории подходит для некрупных организаций, где изменения в кадровой структуре проходят редко. Если штатное расписание было решено вести после оформления кадровых документов, то после включения настройки справочник "Штатное расписание" заполнится данными по тем позициям, на которые уже приняты сотрудники. В форме справочника "Штатное расписание" отображены только актуальные утвержденные позиции, и это очень удобная возможность, позволяющая в процессе работы скрывать ненужные данные. Однако с помощью двух галочек "Показывать неутвержденные позиции" и "Показывать закрытые позиции" можно получить весь состав справочника.

  

Чтобы ввести в работу новую или зарегистрировать изменения в уже существующей позиции штатного расписания, необходимо взвести флаг "Позиция утверждена" и проставить дату утверждения. Без этих данных позиция считается неутвержденной и в учете участия не принимает. Когда возникает необходимость исключить позицию из штатного расписания, в ее форме необходимо установить флаг "Закрыта и больше не используется" и дату этого изменения.

  

Таким образом, отказываясь от ведения истории изменения, мы:

• добавляем новые позиции непосредственно в справочник "Штатное расписание" по актуальным подразделениям и должностям;
• изменяем фонд оплаты труда в карточке позиции, и данные о ранее действующих условиях не сохраняются;
• фиксируем изменения условий или закрытие позиции непосредственно в карточке.

Ведение штатного расписания с сохранением истории подходит тем организациям, изменения кадровой структуры которых происходят часто. Если изменения значительны, количество позиций штатного расписания довольно большое, то ведение истории изменений также целесообразно. После включения необходимой настройки мы больше не сможем внести позицию штатного расписания непосредственно в справочник. Вся работа теперь будет происходить с помощью документов, быстрые ссылки на которые удобно разместились в форме справочника штатного расписания. Обратите внимание, если штатное расписание не было заполнено ранее, то автоматически будет создан документ "Утверждение штатного расписания", заполненный по фактически действующим кадровым данным сотрудников. Помимо первичного утверждения штатного расписания, в программе этот документ используется при глобальном изменении данных. Он позволяет добавлять новые и закрывать неактуальные позиции, помогает изменять плановые начисления. Приятные мелочи: автоматическое проставление комментариев и система подсказок делают работу особенно удобной. Выделение цветом помогает быстрее ориентироваться в общем списке:

• отсутствие подсветки означает, что изменения не производились;
• зеленый свет определяет новую информацию (позицию, начисление и тд);
• синий цвет выделяет изменения (например, данные по оплате);
• красный означает отмену каких-то действий (начислений, закрытие позиций).

Заметим также, что в случае отмены проведения этих документов, позиции, внесенные в него, удаляться не будут, они будут помечены как неутвержденные и скрыты из общего актуального списка. Для внесения небольших изменений используется документ "Изменение штатного расписания", принцип его работы схож с рассмотренным выше.



Отчеты по штатному расписанию. Помимо унифицированной формы Т-3, которая уже упоминалась, в программе "1С:Зарплата и управление предприятием" редакции 3.0 предусмотрены и другие отчеты

анализ штатного расписания;

начисления позиций штатного расписания;

соблюдение штатного расписания;

штатное расписание (кросс-таблица);

штатное расписание (Т-3);

штатное расписание на подпись. Механизм штатного расписания претерпел значительные изменения в новой редакции программы. Он стал более универсальным, логичным и удобным. Разработчики постарались сделать так, чтобы мы с вами получали только удовольствие от работы и быстрее справлялись со своими обязанностями.