Телефон: +7 (861) 205-80-80
Контактная информация

1С:Документооборот 8: вопросы пользователей

1С:Документооборот 8: вопросы пользователей

Бумажный архив в любой крупной организации становится большой проблемой. Каждый хранит документы так, как ему захочется. Найти что-то иногда бывает просто невозможно, оригиналы постоянно теряются. Кажется, что даже внедрение системы электронного документооборота не сможет избавить от бумажных документов, неужели  просветление в этом вопросе так и не наступит?

Да, сегодняшние реалии таковы, что организации не могут полностью отказаться от бумажных документов, на это есть ряд причин: начиная от законодательства Российской федерации, заканчивая простой привычкой пользователей работать именно с бумажными документами. Но работать с ними будет гораздо удобнее с применением системы электронного документооборота. В программе 1С:Документооборот 8 КОРП есть несколько механизмов, облегчающих работу с бумажными документами:
• ведение номенклатуры дел;
• штрихкодирование документов;
• журнал учета передачи.

Давайте рассмотрим возможности работы 1С:Документооборот КОРП с номенклатурой дел.
Как вы знаете, Номенклатура дел – это утвержденный систематизированный список дел (совокупность документов или документ, относящихся к одному вопросу или участку деятельности), заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения. Номенклатура дел разрабатывается и утверждается ежегодно в 4 квартале на следующий календарный год.
В системе 1С:Документооборот КОРП ведется учет номенклатуры дел в разрезе организаций и годов, её можно заполнить в специальном справочнике. Т.к. из года в год номенклатура дел в организации обычно повторяется, её можно скопировать на будущий год штатными средствами. Вот пример заполнения номенклатуры дел:



Под каждое дело из номенклатуры дел создается свой том, где и учитываются конкретные документы. В каждом томе может быть не более 100 листов. При регистрации документа указывается, в каком томе и какого дела будет храниться данный документ, а также можно ввести информацию о количестве экземпляров и количестве листов в документе.


Вся эта информация далее используется системой для отслеживания количества листов в томе. Когда том переполняется, его закрывают и открывают следующий том. Система позволяет сформировать ряд специализированных бланков:
• обложка дела;
• внутренняя опись;
• лист-заверитель;
• карта – заместитель.


Таким образом, использование программы 1С:Документооборот 8 позволит автоматизировать ведение номенклатуры дел и поможет связать электронные версии документов с бумажными. Так, открыв карточку любого документа в программе, вы всегда будете знать, в каком томе лежит тот и или иной документ. При поиске нужного документа будет легче сначала найти его электронную версию с помощью мощной поисковой системы программы и уже знать, где лежит бумажный оригинал этого документа.
Если же вы не ведете у себя на предприятии номенклатуру дел, то этот механизм можно использовать также для учета того, где фактически хранится документ. На каждом предприятии, так или иначе, есть система папок, в которых хранятся оригиналы документов, вот как раз её и можно занести в номенклатуру дел, и так же указывать название папки в карточке документа. Еще одной вашей палочкой-выручалочкой может стать.

Журнал учета передачи оригиналов документов - это специальный регистр, в который вы можете записать кому и какие оригиналы документов вы передали, а также указать, до какого срока был выдан документ. Теперь, открыв любую карточку документа, вы всегда будете знать, у кого он находится на руках.


Штрихкодирование – еще один механизм системы 1С:Документооборот КОРП, позволяющий навести порядок в документах и ускорить их поиск в электронном виде. Принцип работы заключается в следующем: на печатную форму каждого документа добавляется штрих-код, по которому можно быстро отыскать документ в системе. Вам понадобиться подключить к компьютеру сканер штрих-кодов, похожий на те, которые используются в супермаркетах. Теперь при сканировании бумажного документа в программе сразу же будет открываться его регистрационная карточка.