Телефон: +7 (861) 205-80-80
Контактная информация

Сохраняем информацию - преумножаем капитал!

Сохраняем информацию - преумножаем капитал!

"Наш век стал беспокойным по большей
части оттого, что мы пытаемся делать
сегодняшнюю работу вчерашними
инструментами"

Маршал Маклухан

Каждый день мы работаем и создаем информацию. Лишь 5% этой информации попадает в учетные системы. 5% от восьмичасового рабочего дня - это 24 минуты. Всего 24 минуты. Остальные 95% со временем забываются, тонут в недрах электронной почты или гибнут в файловых развалах на сетевых дисках. Чтобы включить эти 95% неучтенной информации в работу, создан специальный инструмент – программный продукт "1С:Документооборот". Он не стоит в стороне в ожидании, как бы вам что-нибудь обеспечить или позволить что-нибудь эффективно получить или повысить. Он просто работает: круглые сутки "1С:Документооборот" создает порядок и сохраняет вашей информации жизнь.

Программа не имеет отраслевой специфики и с успехом применяется как в государственных учреждениях,  так и в коммерческих предприятиях. Что же она нам предлагает?

Во-первых, учет всех документов и файлов, которые возникают в повседневной работе каждого предприятия и учреждения.

Во-вторых, она создает информационное пространство для совместной работы сотрудников с документами, файлами, задачами и бизнес-процессами.

Наконец, это средство контроля и управления всем, что происходит в организации.

И самое главное - "1С:Документооборот" не только инструмент, но и полноправный участник документооборота. Как заботливый и расторопный сотрудник программа следит за порядком. Все, что можно, делает автоматически, оповещает о важных событиях, требующих внимания, помогает всем участникам документооборота еще быстрее и лучше выполнять свою работу.

Основными предметами учета в программе являются:
• входящая и исходящая корреспонденция;
• внутренние документы – например, организационно-распорядительная документация (приказы, регламенты, служебные записки, протоколы совещаний, договоры) или проектно-конструкторская документация (сметы, планы, результаты обследований, экспертизы);
• простые файлы, которые образуются в нашей повседневной работе.

Информация попадает в программу разными способами. Можно регистрировать бумаги, поступившие по почте или присланные по факсу; загружать документы со сканера по одиночке или потоковым сканированием; передавать данные из различных систем: конфигураций "1С:Предприятия" или программ других поставщиков; сохранять сообщения электронной почты с одного или нескольких почтовых ящиков; вкладывать отдельные файлы любых типов и даже целые папки с файлами с персональных или сетевых дисков вручную простым перетаскиванием мыши, а так же автоматически. И, наконец, прямо в программе можно создавать новые документы и файлы по заранее настроенным шаблонам. Конечно, стоит упомянуть и о наличии разделения прав доступа к данным. Это важно, в первую очередь, с точки зрения конфиденциальности служебной информации.

"1С:Документооборот" подходит всем организациям вне зависимости от размера и направленности. Далее расскажем о некоторых полезных универсальных механизмах.

Договорная деятельность занимает особое место в деятельности предприятий и учреждений. Программа автоматизирует все процессы договорной работы в соответствии с требованиями и положениям гражданского кодекса и ГОСТов:
• подготовка проекта;
• согласование как  со своими сотрудниками, так и с контрагентом;
• подписание договора обеими сторонами;
• исполнение обязательств по договору, в том числе и периодическое;
• контроль сопроводительных документов: актов, счетов фактур, дополнительных соглашений;
• продление договоров;
• расторжение договоров.

Все, что можно, программа делает сама. Например, автоматически продлевает договоры, если нужно, и отправляет оповещение о продлении ответственному сотруднику.

Карточка договора хранит все реквизиты договора и все что связано с договором – файлы, связанные документы, задачи и бизнес-процессы, переписку и многое другое. Для тех, кто привык работать с бумагами, в программе есть печатный вариант этой карточки.

"1С:Документооборот" обеспечивает поддержку бумажного документооборота. Ведение номенклатуры дел настраивается в соответствии с положением о документообороте или инструкцией по делопроизводству организации и используется для создания новых дел (томов), а также списания в дело исполненных документов. Для каждого тома заводится карточка. Она символизирует собой бумажную папку, в которую подшивается документ в традиционном бумажном делопроизводстве. Если дело закрыто, то программа запрещает списание в него документов. Любой бумажный документ может быть отсканирован и загружен в информационную базу. Эта возможность позволяет нам перенести архив компании в программу и отодвинуть подальше от себя пыльные шкафы с папками. Теперь в программе можно за считанные секунды найти и распечатать нужный документ. И, в случае необходимости, мгновенно узнать, где хранится оригинал.

Вся номенклатура дел может быть выведена на печать в общепринятом формате, привычном для делопроизводителей старой закалки. Так же мы легко получаем и другие бланки:
• обложку дела;
• внутреннюю опись дела;
• лист-заверитель дела;
• карту-заместитель дела.

В "1С:Документооборот" реализована особая система быстрого поиска по реквизитам и файлам популярных форматов – MS Office, Open Office, текст, RTF, PDF, HTML. Более того, программа автоматически распознает отсканированные изображения и находит искомый текст даже в них. Способ поиска информации очень похож на популярные интернет-поисковики и поэтому интуитивно понятен всем. Он годится для всех случаев – и когда точно известно, что нужно найти, и когда это известно только приблизительно.

Однако быстрый поиск актуален не только для электронных, но и для бумажных документов. Бывает так, что в программе учитываются только карточки, а сами документы продолжают существовать на бумаге. Для таких случаев "1С:Документооборот"работает со штрихкодами. Программа наносит аккуратный регистрационный штамп на наклейку или прямо на бумажный документ и мгновенно находит карточку при сканировании этого штрихкода специальными устройствами, которые сейчас широко распространены.

Для большей надежности, программа хранит все версии всех файлов с указанием даты создания, автора, списка изменений. К любой версии можно вернуться. Это значит, что мы всегда сможем понять кто, когда и что менял и, в случае необходимости, восстановить данные. Особо удобно, что полнотекстовый поиск выполняется и под подверсиям тоже.

"1С:Документооборот" убережет нас от самой частой проблемы при увольнении сотрудника – потери информации. Она позволит проверить, все ли файлы освобождены, все ли документы возвращены. А так же убедиться, что все задачи либо выполнены, либо переадресованы другим сотрудникам. Не будет ситуации, когда при увольнении сотрудника пропадают документы, с которыми он работал.

В программе реализовано много разных отчетов. Так, например, отчет по договорам с истекающим сроком хранения показывает список договорных документов, сроки действия которых истекают на указанную дату. Фактически это готовый список для обзвона контрагентов. В типовую поставку входит так много отчетов, что они дают ответы минимум на 70 разных вопросов руководителя.

Несмотря на богатство функциональных и технических возможностей программа проста и понятна, сделана для людей. Как заботливая помощница, программа показывает нам, что нужно сделать сегодня, какие документы мы взяли в работу прямо сейчас, какие материалы смотрим часто и поэтому отложили их, чтобы они были всегда под рукой. Она соберет и сохранит всю информацию, чтобы в нужный момент вы смогли получить полные данные быстро и не вставая с собственного кресла.

По вопросам приобретения ПО обращайтесь к нашим специалистам по телефону: +7 (861)279-33-66, электронной почте op@portal-yug.ru, mail@portal-yug.ru, ICQ: 640603567.