Телефон: +7 (861) 205-80-80
Контактная информация

Дублирование элементов в справочниках. Часть 2.

Дублирование элементов в справочниках. Часть 2.

В продолжение темы дублирования данных в справочниках программ 1С мы поговорим  еще об одной замечательной обработке. Теперь на примере справочника "Контрагенты".


Как известно, справочник "Контрагенты" содержит информацию о покупателях, поставщиках, организациях (даже холдингах),  частных лицах, банках и т.д. С этим справочником работают многие службы и отделы каждой компании: менеджеры по закупкам и продажам, бухгалтеры, юристы, расчетчики и управляющие. Нередко в нем содержится несколько тысяч записей, поэтому проблема задвоения контрагентов широко распространена.

Существует ряд превентивных мер направленных на избежание дублирования.
Прежде всего, это рекомендации по наполнению справочника. У каждого контрагента есть поля "Наименование" и "ПолноеНаименование". "Наименование" играет служебную роль: по нему осуществляется упорядочивание и поиск в справочнике. Его следует заполнять, НЕ используя кавычки и формы собственности.



Для настоящего же наименования контрагента используется реквизит "ПолноеНаименование". Если данным советом пренебрегать, то автоматический поиск по наименованию перестает быть успешным, и вероятность дублирования резко возрастает.

В ПП "Управление производственным предприятием"  есть встроенная проверка на дубли при записи нового контрагента. Так, записывая контрагента с таким же ИНН, как у другого контрагента в базе, пользователь столкнётся с сообщением:



Отметим, что подобная проверка осуществляется опционально, при включении соответствующего флага в Настройках каждого пользователя:



Сообщение носит рекомендательный характер и потому вероятность ошибки все же остается.

Теперь о способе обнаружения и борьбы с дублями. Последствия задвоения контрагентов мы можем заметить в ОСВ в виде развернутого сальдо по счету в том случае, если реализация была произведена по одному "Вектору", а оплата пришла от второго. Конечно, детализируя отчет до конкретной операции, мы можем открыть проблемный документ и вручную перевыбрать контрагента.

Но что если таких ошибок много? Или в большом документообороте они не бросаются в глаза? Здесь нам поможет обработка "Поиск дублирующихся элементов", которая, к сожалению, есть только в составе ПП "Управление производственным предприятием". Найти ее можно в полном интерфейсе в меню "Сервис".
Работает она с любыми справочниками, имеет возможность гибкой настройки поиска по большинству  реквизитов и по точному или неточному совпадению данных в выбранном реквизите:



Особенная ценность обработки в том, что по умолчанию ведется писк  сразу всех дублей. Тем самым, выявляются даже неизвестные нам заранее "группы".



Помимо этого, на закладке Настройка можно добавить отборы и сделать поиск более узким и прицельным.

Теперь нам предстоит проанализировать каждую из групп. Если в рамках группы все (кроме одного) найденные "Векторы" действительно лишние, отметим правильного кнопкой "Указать как правильный" и выполним автоматический поиск и замену дублей на наш выбранный элемент. Если же какой-то контрагент все же случайно попал в выборку, его следует удалить из списка прежде, чем искать связанные документы и выполнять замену. На следующей картинке видно, что контрагенты в группе 1  разные, но поскольку поиск мы осуществляли по ИНН, а ИНН у них всех не заполнен,  значит, с точки зрения программы он одинаковый - "пустой":



В этой группе нам не нужно производить замен, потому мы просто очистим список.
Напоследок напомним, что обработкой следует пользоваться аккуратно, ведь ее действие нельзя отменить. Единственный способ "откатить изменения" - развернуть копию базы, которую необходимо добросовестно сделать перед тем, как развязать войну с беспорядком в справочнике.