Телефон: +7 (861) 279-33-66
Контактная информация

Дублирование элементов в справочниках

Дублирование элементов в справочниках

В это статье мы расскажем, как решить нередкую проблему  дублирования элементов в справочниках программ "1С".  

Чаще всего удвоением элементов грешат два справочника: "Физические лица" и "Контрагенты".
Начнем с "Физических лиц" на примере программы "1С:Зарплата и управление персоналом 8". Как известно, каждый новый сотрудник появляется сразу в двух справочниках программы:
  - "Физические Лица" - список, в общем случае, содержит не только работающих сотрудников, но и кандидатов на работу, пенсионеров и т.п.
  - "Сотрудники организаций" - здесь хранится список сотрудников, то есть список людей, с которыми организацию связывают договорные отношения.
Особенности учета в программе таковы, что физическое лицо "Громов Анатолий Петрович" должно быть обязательно одно! А сотрудников "Громов Анатолий Петрович" вполне может быть несколько - по одному на каждый трудовой договор/договор подряда. Почему физическое лицо не должно повторяться? Учет налогов, взносов в фонды, персонифицированный учет в программе ведется в разрезе "физических лиц". Если "Громовых" будет двое, то весьма вероятна путаница и исчисление налогов с зарплаты каждого из них. На практике не один раз можно увидеть такую картину:



Та же проблема встретится и в пачках СЗВ в персонифицированном учете. Можно, конечно, постараться объединить налоги и взносы, просуммировав их вручную. Однако это не всегда просто и совершенно точно не является системным решением проблемы. И простое удаление лишнего физического лица теперь невозможно, ведь оно уже участвует в документах  и регистрах базы.
Почему произошло дублирование? Случается, что ошибается кадровик, повторно принимая на работу уволенного ранее сотрудника. Он верно создает новый элемент в справочнике "Сотрудники", и НЕверно машинально создает новый элемент в справочнике "Физические лица". В программе, конечно, есть встроенный контроль для таких случаев. И программа сделает замечание, записывая этот новый элемент:



Но это сообщение уведомительное, а не запрещающее. Да и мало ли "тёзок" на предприятиях с большой численностью.  Бывает, что элементы дублируются при обмене с другими программами.
В любом случае, нам поможет обработка "Поиск и замена значений" с DVD-выпуска Информационно-технологического сопровождения (1С:ИТС). Как найти обработку: Главная -> Технологическая поддержка прикладных решений -> Методическая поддержка 1С:Предприятия 8:



Можно также выполнить по названию с помощью строки поиска.
Обратите внимание на описание обработки. Обязательно сделайте копию информационной базы прежде, чем использовать обработку. Дело в том, что выполненные действия никак нельзя будет отменить.  Если вы неверно выполните замену, вам останется лишь восстановить базу из копии, другого пути вернуть все назад нет.
Для тех, кто уверен в своих силах, приведу пример использования обработки. Скопированную с ИТС (и извлеченную из архива .zip) обработку требуется открыть через главное меню вашей программы: Файл -> Открыть:



В открывшемся окне обработки требуется указать, что и на что вы хотите заменить. Из справочника "Физические лица" (в окне "выбор типа данных") одного Громова (для ясности предварительно помеченного на удаление) – на другого (не помеченного):



По кнопке "Найти ссылки" программа перечислит все места, где встречается дубль "Громова".



По кнопке "Выполнить замену значений"  обработка заменит опального "Громова" на реабилитированного "Громова". Теперь во всех документах, регистрах и прочих объектах базы "Громов" только один. В этом можно убедиться, повторно нажав кнопку "Найти ссылки" - поиск будет напрасным. Осталось штатно удалить помеченного "Громова" из справочника "Физических лиц". Теперь это получится, ведь ссылок на него в базе не осталось.