Телефон: +7 (861) 279-33-66
Контактная информация

На каком ЗУПе перейти в 2016 год?

На каком ЗУПе перейти в 2016 год?

Автор: Анастасия Баринова

Новая редакция 3.0 конфигурации “Зарплата и управление персоналом” была выпущена фирмой 1С в 2013 году. "Старая" редакция 2.5 существует с августа 2007 года и уже успела полюбиться многим бухгалтерам. На ней переживались нововведения ПФР с распределением уплаты, на ней многие начинали вести учет остатков отпусков и рассчитывать резервы на отпуск, на ней же начали вести учет перечисленного НДФЛ.


Целью разработки новой редакции была, в первую очередь, переработка существующей структуры конфигурации, в которой разработчики не могли реализовать ряд возможностей, необходимых пользователям. ЗУП 3.0 относится к ряду конфигураций "нового поколения", в которых реализована поддержка всех новейших возможностей платформы "1С:Предприятие 8".

Чем ЗУП редакции 3.0 отличается от ЗУП редакции 2.5?

Если сказать кратко, то отличия заключаются в изменении интерфейса, упрощении настроек и, главное, в развитии гибкости и функциональности.

Изменение "старого-доброго"

• Больше нет основных и дополнительных начислений, все используемые начисления хранятся теперь в одном списке.
• Расчет страховых взносов теперь производится одновременно с расчетом зарплаты в одном документе.
• Стандартные налоговые вычеты по НДФЛ теперь назначаются, изменяются и прекращаются специализированными документами.
• Бухгалтерские проводки формируются в бухгалтерии, больше нет необходимости дублировать аналитические справочники (статьи затрат и т.п.) в ЗУП 3.0.
• Набор прав пользователя определяется "профилем".

Изменения "ну наконец-то!"

• Новый интерфейс, который может адаптироваться к особенностям предприятия (все лишнее можно убрать).
• Устранено дублирование "кадровых" и "расчетных" документов: теперь кадровик ввел – расчетчик дообработал.
• Штатное расписание теперь можно утверждать документом.
• Из карточки Сотрудника теперь видно все: и кадровые данные, и начисления, и т.п.
• Вид занятости сотрудника (основное место работы, совместительство) можно сменить без увольнения-приема.
• Учет и оплата переработок.
• Реализованы печатные формы приказов на сверхурочную работу и работу в праздничные и выходные дни.
• Начисления не только сотрудникам, но и физическим лицам, не являющимся сотрудниками.
• Оформление перечисления НДФЛ одновременно с выплатой без распределения.
• Расчет резервов от среднего заработка.

И совсем-совсем новое

• Макеты печатных форм можно настраивать самим.
• План-фактный анализ ФОТ.
• Новый механизм ввода данных для расчета зарплаты (документ-конструктор "Шаблон ввода исходных данных").
• …и многое другое.

"Оперативный" НДФЛ 2016

Уже сейчас необходимо готовиться к тому, что в новом году ежеквартально необходимо будет готовить данные как о датах, так и о суммах фактически полученных доходов и удержанного налога.
Тем, кто сейчас ведет учет в ЗУП 2.5 нужно будет как минимум отказаться от использования флажка "При начислении НДФЛ принимать исчисленный налог к учету как удержанный".
В 1С учет удержанного НДФЛ по новым правилам в какой-то части будет поддержан и в ЗУП 2.5, при этом в ЗУП 3.0 удержание НДФЛ в разрезе видов доходов уже сейчас фиксируется в ведомостях, и в большинстве случаев не требует ввода документа "Перечисление НДФЛ".
Поэтому удобство "оперативного" учета НДФЛ – это еще одно преимущество ЗУП 3.0.

Резервы по среднему по ПБУ 8/2010

Методика учета резервов (оценочных обязательств) согласно ПБУ 8/2010 разрабатывается в каждой организации, но вести учет обязательств в бухгалтерском учете необходимо. В ЗУП 3.0 реализовали востребованную методику расчета суммы обязательств исходя из среднего заработка сотрудников и остатка дней отпуска.

Как переходить на ЗУП 3.0?

Через перенос данных, который возможен из:
• ЗУП 2.5 (редакции не ниже 2.5.94.1);
• ЗиК 7.7 (редакции 2.3);
• БП 3.0 (упрощенный перенос);
• из файлов отчетности ПФР и ИФНС.
Механизмы переноса данных из указанных источников включены в состав типовой функциональности ЗУП 3.0. Но перенос данных возможен и из иных учетных программ В этом случае силами программистов производится разработка специфических правил переноса под конкретную структуру ваших данных. Если перенос данных по каким-то причинам невозможен, то вы всегда можете начать "с нуля".

Как переносить данные?

Средства переноса данных предоставляются разработчиками 1С в двух вариантах:
1) частичный перенос;
2) полный перенос.
С подходящим именно вам вариантом нужно определиться заранее, а для оценки его успешности удобно делать тестовый перенос данных.
Кроме непосредственно работ по переносу данных предстоит выполнить сверку перенесенных данных, ввести некоторые ранее не существовавшие данные, выполнить установку параметров учета и ввести список пользователей, назначив им профили доступа (вместо ранее назначаемых списков ролей), проверить и оптимизировать формулы расчета начислений и удержаний с использованием новых возможностей.

Как выбрать вариант переноса?

По умолчанию перенос выполняется по частичной программе. Зная особенности каждого из режимов и зная свою базу данных, определиться будет несложно:

Частичный перенос данных

Переносится вся кадровая информация по работающим, а также все данные, необходимые для расчета среднего заработка, сдачи отчетности по НДФЛ и взносам в текущем году, но расчет зарплаты вы начнете "с чистого листа" без накопившихся в прошлой системе ошибок.
Преимущества:
• Так называемая «свертка» базы данных, которая невозможна для базы 1С:ЗУП в течение её эксплуатации;
• Незначительное время на сверку перенесенных данных.
Недостатки:
Нужно назначить плановые начисления сотрудникам.

Полный перенос данных

Переносится вся кадровая информация по работающим и расчетная информация за выбранный период.
Преимущества:
• Удовлетворенное желание "перенести все".
Недостатки:
• Дополнительное время на сверку перенесенных данных;
• При таком способе переноса есть риск перенести устаревшие данные и накопившиеся ошибки учета;
• Большая ресурсоемкость для больших баз данных.

Что, как и куда переносится?

Справочники в справочники

Нормативно-справочная информация, способ хранения которой не изменился в новой редакции, переносится «один в один». Информация, способ хранения которой изменился, переносится с преобразованием данных. Например, сведения о КПП и ОКАТО организации преобразуются в запись о регистрации организации в налоговом органе.

Документы кадрового учета в новые документы кадрового учета

В редакции 3.0 перечень документов шире, изменены вид и структура документов, поэтому часть учетных данных при переносе преобразуется в документы новых видов. Не удивляйтесь, что количество и состав документов, образовавшихся в результате переноса, будет отличаться от их количества и состава в редакции 2.5. Например, документ "Прием на работу", оформленный на список сотрудников, переносится в несколько документов, на одного сотрудника каждый.

Данные в специальный документ "Перенос данных"

Большая часть учетных данных при переносе преобразуется в специализированный документ "Перенос данных". Этот документ позволяет хранить и просматривать данные в том виде, в котором они хранятся в регистрах программы. Эти данные полноценно учитываются при построении отчетов, проведении расчетов по среднему и т.п.

Как подготовиться к переходу с начала 2016 года?

• "Пощупать живьем", а не на словах ЗУП 3.0, установив демо-базу.
• Обучить сотрудников, чтобы адаптация в январе была максимально простой.
• Провести обследование учета для целей перевода, наметить план перехода.
• Возможно есть необходимость сделать тестовый перенос данных.

Какие есть возможности обучения?

• Официальные курсы от 1С с выдачей сертификата и методических материалов:
• Короткий курс по отличиям ЗУП 2.5 и ЗУП 3.0;
• Полный практический курс по ЗУП 3.0.
• Курсы по индивидуальной программе, разработанные специально для вашей организации.
• Экспресс-обучение на рабочем месте.

Переходить или не переходить с января 2016?

Официальная информация от 1С о поддержке ЗУП 2.5 говорит о том, что в первом квартале 2017 года из ЗУП 2.5 можно будет отчитаться за 2016 год, а для последующих отчетных периодов будет разрабатываться только новая редакция.
Мы рекомендуем вам самостоятельно выбрать удобное для перехода на новую редакцию время.
Оцените ваши потребности, желание и интерес, текущую занятость и возможности уделить время переходу. Возможно ли сейчас совместить с переходом оптимизацию какой-то части учета? Возможно, он поспособствует наведению порядка в учете или пересмотру каких-либо процессов обработки документов в вашей организации или же в 2016 году легче будет сдавать отчетность из нового ЗУП 3.0?
Основываясь на своем опыте, можем сказать, что на сегодняшний день за два года эксплуатации 1С:Зарплата и Управление персоналом, ред. 3.0 перевод своего учета на неё осуществили многие организации, и все они оценивают переход положительно.

Подробное руководство по переходу находится на сайте ИТС, с ним также рекомендуем ознакомиться для понимания нюансов перехода: http://its.1c.ru/db/metod81#content:5501:hdoc.