Телефон: +7 (861) 205-80-80
Контактная информация

1С:Документооборот: вопросы пользователей

1С:Документооборот: вопросы пользователей

Автор: Анна Еременко

Электронные цифровые подписи (ЭЦП) уже давно вошли в нашу жизнь, мы используем их во многих сферах деятельности предприятия: сдача отчетности в контролирующие органы, работа с клиент-банком, участие в торгах на торговых площадках и т.д. А чем же может помочь применение ЭЦП внутри предприятия? Какие проблемы решить? И как можно применять ЭЦП в 1С:Документооборот?

Главным образом, применение ЭЦП для работы с внутренней документацией позволит:

  • обеспечить безопасность и достоверность данных;
  • защитить документы и визы от фальсификации;
  • защитить от раскрытия содержимого важных документов.
Система 1С: Документооборот работает с любыми видами ЭЦП и дает возможность выполнять следующие действия:

Подписывать ЭЦП файлы и карточки документов – позволит проверить, действительно ли этот документ был подписан ЭЦП изначально.

Подписывать ЭЦП визы согласования и резолюции – позволит избежать разбирательств по поводу авторства той или иной резолюции, которые будут подтверждаться ЭЦП, выдаваемой каждому сотруднику лично.

Шифровать файлы – любой системе есть администраторы, которые имеют полный доступ к данным информационной базы, поэтому ограничить доступ к важным файлам (план реструктуризации зарплат, протокол важных переговоров и т.д.) можно с помощью шифрования средствами ЭЦП, в данном случае после шифрования файла прочесть его сможет только обладатель ЭЦП.

Применение ЭЦП можно органично вписать в работу с различными документами организации, что позволит полностью отказаться от бумажных документов и подтверждения в виде живой подписи.  Основные сферы применения ЭЦП:

    1. Работа со служебными записками. При написании служебной записки, как правило, подпись инициатора является основным подтверждением его воли, что не позволяет нам избавиться от бумажных документов (даже если применяется система электронного документооборота, чаще всего в нее загружается скан служебной записки с подписью инициатора). Если сотрудник подпишет файл служебной записки ЭЦП, то дополнительного подтверждения его воли не потребуется. С помощью ЭЦП всегда можно удостовериться в том, что именно этот файл был подписан инициатором.
    2. Согласование договоров. Обычно при согласовании договоров печатается лист согласования, в котором каждый из согласующих должен поставить свою живую подпись и отметку о согласовании документа. Если осуществлять эту процедуру в электронном виде, то для дополнительного подтверждения факта согласования документа ответственными можно использовать ЭЦП, которой будут подписываться визы согласования договора.
    3. Ознакомление с приказами и другими документами. В большинстве случаев факт ознакомления с приказом подтверждается с помощью подписи сотрудника в листе ознакомления. Сбор этих подписей может быть достаточно трудоемкой задачей.  Если знакомить с приказом через систему электронного документооборота, то дополнительным подтверждением факта ознакомления может служить факт подписания задачи ознакомления ЭЦП.
Таким образом, применение ЭЦП при работе с внутренними документами, позволить сократить бумажный документооборот на предприятии.