Телефон: +7 (861) 279-33-66
Контактная информация

1С:Документооборот 8: вопросы пользователей

1С:Документооборот 8: вопросы пользователей

Автор: Еременко Анна

При работе с большим количеством различных документов, даже с применением системы  электронного документооборота 1С:Документооборот, вы могли столкнуться с тем, что  информация в базе слишком разрозненная, не во всех ситуациях можно отследить связи между документами, а это бывает очень важно. Какой механизм конфигурации можно применить для увязки  документов друг с другом?

Документооборот любой организации предполагает наличие определенных связей между документами:
  • один документ является ответом на другой (например, входящее письмо в ответ на исходящее)
  • один документ отменяет действие другого (например, разные редакции положений об оплате труда);
  • документы создаются во исполнение другого документа (например, несколько актов к одному договору и т.п.).
При этом  чаще всего оригиналы этих документов хранятся в разных делах, что затрудняет поиск связанных документов.  На помощь в этом случае придет такой механизм программы 1С:Доументооборот, как связи документов.  

Существуют автоматические связи:
  • Связь входящий-исходящий документ. В случае, когда в карточках входящих и исходящих документов  заполнятся  поля "В ответ на", программа связывает документы в цепочку, в результате можно просмотреть всю переписку с клиентом по какому-то вопросу,  перейдя в документе в панели навигации в раздел "История переписки" .
  • Переписка по предмету.  Если  переписка с контрагентом касается какого-либо внутреннего документа (например, идет согласование договора с клиентом), во входящих  и исходящих документах необходимо заполнить поле "Предмет переписки", в этом случае в  карточке договора на закладке "Связи" можно будет увидеть  всю переписку, касающуюся этого документа.
    Действие документов.   При учете внутренних локальных нормативных актов необходимо видеть связь текущего и предыдущих документов  , например, когда один приказ отменяет действие другого.  
  • Для этого  в карточке внутреннего документа есть поле "Не действует",  где указывается документ, отменяющий действие текущего.  В карточке текущего приказа, будут видны все документы, действие которых он отменил.
Также в пользовательском режиме можно настроить связи, необходимые именно вашему предприятию. Рассмотрим пример настройки  такой распространенной связи, как  "Договор – Доп. соглашения к договору".

Нам необходимо создать два типа связи: "относится к договору" и "имеет доп. соглашения":



Единичная связь  подразумевает, что  доп. соглашение может относится только  к одному договору. В тоже время  у договора может быть несколько доп. соглашений,  поэтому в типе обратной связи  указано  "Множественная" .  Теперь  при создании доп. соглашения  на закладке "Связи" можно вручную указать к какому договору оно относится,  также и в договоре будет видно какие доп. соглашения есть по данному договору.



Таким образом, механизм связывания документов позволяет:

  • эффективно управлять как непосредственно документами, так и бизнес-процессами на их основании;
  • экономить время руководителей и сокращать нагрузку на исполнителей;
  • структурировать документы и информацию по разным признакам, не размножая их;
  • повышать эффективность взаимодействия между подразделениями, отделами, сотрудниками;
  • исключить фактор "незаменимости" сотрудников.

Если у Вас есть вопросы по использованию этого или другого программного продукта, наши специалисты с радостью ответят на них в этой рубрике, по электронной почте doc@portal-ug.ru или по телефону 279-33-66.